Privacybeleid van Botel

Dit is de privacyverklaring van Botel (hierna: “wij”), KvK 66594545 en gevestigd te NDSM-pier 3, 1033 RG Amsterdam, BTW-nummer NL856623520B01, welke van toepassing is op alle diensten van Botel en ieder gebruik van de website www.botel.nl en onderliggende webpagina’s (hierna: “website”).

Botel heeft het recht de privacyverklaring te allen tijde en zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De ingangsdatum van dit huidige privacybeleid vindt u aan het einde van dit document.

Botel respecteert de privacy van onze klanten en zakenpartners en behandelt de door hen verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk. Wij zullen dergelijke informatie met de nodige zorgvuldigheid verzamelen, gebruiken en bewaren, in overeenstemming met alle toepasselijke wetten in Nederland.

In deze verklaring leggen we uit welke informatie we verzamelen, hoe we deze gebruiken en hoe dit uw ervaring op onze website ten goede kan komen.

_______

1. Welke informatie verzamelen wij over u?

Wij verzamelen alleen gegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt ('gegevensminimalisatie');

Wij verzamelen uw gegevens daarom uitsluitend om efficiënt te kunnen functioneren en u de beste ervaring met onze diensten te kunnen bieden.

Het specifieke soort informatie dat wordt verzameld, is afhankelijk van de context van uw interacties met ons en de diensten die u gebruikt. Hieronder volgen voorbeelden van de informatie die kan worden verzameld:

• Contactgegevens (naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, faxnummer en paspoortnummer);
• Betalingsgegevens (betaalkaartnummers en vervaldatum volgens de PCI DSS-regels, factuuradres en bankrekeninggegevens);
• Demografische gegevens (leeftijd, geslacht, land en voorkeurstaal);
• Informatie met betrekking tot uw reservering, verblijf of bezoek bij Botel (aankomst- en vertrekdatum, en gekochte goederen en diensten);
• Informatie die noodzakelijk is om aan uw speciale verzoeken en/of specifieke accommodaties te voldoen (voorkeuren, vrijetijdsbesteding, naam van de meereizende gast, aantal kinderen en leeftijden);
• Informatie verzameld via beveiligingssystemen (gesloten televisiecircuits – CCTV en elektronische kaartsleutel); en
• Niet-persoonlijk identificeerbare informatie over u (het gebruik en de interactie met onze websites, communicatievoorkeuren, samengevoegde gegevens met betrekking tot uw verblijven en reacties op promotieaanbiedingen en enquêtes).

Wij verzamelen deze informatie op de volgende manier:

Door u verstrekte informatie: Wij ontvangen en bewaren informatie die u op onze website invoert of op een andere manier aan ons verstrekt.

manier, waaronder:

gebruik onze online reserveringen

verblijf als gast in hotels

correspondentie met ons - interactie met onze medewerkers beperkt tot legitiem belang

reageren op enquêtes, promoties en andere communicatie

een sollicitatie indienen



In de meeste gevallen bepaalt u zelf hoeveel informatie u met ons deelt, maar het niet delen van de vereiste informatie kan uw mogelijkheden om bepaalde activiteiten uit te voeren, beperken, zoals de betalingsgegevens die nodig zijn om uw reservering te voltooien. Als u persoonlijke informatie over een andere persoon verstrekt (bijvoorbeeld als u een reservering maakt voor een andere persoon), verklaart u dat u daartoe door die persoon bent gemachtigd en dat u ons toestemming geeft om de informatie te gebruiken in overeenstemming met dit privacybeleid. U verklaart tevens dat de door u verstrekte informatie juist is.

• Automatische informatie: Wanneer u onze website gebruikt of ermee interageert en/of apps gebruikt die we mogelijk op onze website beschikbaar stellen, ontvangen en bewaren we informatie die wordt gegenereerd door uw activiteit en informatie die automatisch wordt verzameld van uw browser of mobiele apparaat. Zo verkrijgen we, net als veel andere websites, bepaalde informatie wanneer uw webbrowser onze website bezoekt, waaronder uw IP-adres, browsertype, besturingssysteem, mobiele netwerkgegevens, bekeken pagina's en toegangstijden. Deze informatie helpt ons om met onze klanten te communiceren en hen beter te begrijpen.
• Beveiligingssystemen: Wanneer u onze panden bezoekt, kan er informatie over u worden verzameld via de CCTV-systemen (Closed Circuit Television), elektronische sleutelkaarten en andere beveiligingssystemen van die panden.
• Informatie uit andere bronnen: We kunnen informatie over u ontvangen van andere derden. Dit kan informatie omvatten van uw reisagent, loyaliteitsprogramma, creditcard en andere derden.
• Leeftijdsbeperkingen: Botel verzamelt niet bewust persoonlijk identificeerbare informatie van personen jonger dan 18 jaar. Botel kan persoonlijk identificeerbare informatie verzamelen van personen jonger dan 18 jaar als onderdeel van het gastregistratieproces, maar altijd met toestemming van de ouder of voogd van die persoon.

2. Hoe gebruiken wij uw gegevens?

We verzamelen uw gegevens uitsluitend om effectief te kunnen functioneren en u de beste ervaring met onze diensten te bieden. We verzamelen, gebruiken en delen de verzamelde gegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van reserveringen en andere aankopen: We kunnen informatie verwerken met betrekking tot transacties die u met ons en/of via onze website aangaat ("transactiegegevens"). De transactiegegevens kunnen worden verwerkt om uw kamerreservering te voltooien, de gekochte goederen en diensten te leveren, onze diensten aan te passen aan uw voorkeuren, uw feedback over uw verblijf in onze accommodaties te vragen en een correcte administratie van die transacties bij te houden.
• Guest Relations: Om u gastvrijheidsdiensten en -producten aan te bieden op basis van uw voorkeuren en eerdere verblijven in een van onze accommodaties. Deze informatie kan worden gebruikt voor toekomstige vrijwillige loyaliteitsprogramma's die wij uitvoeren.
• Antwoord op vragen: We kunnen informatie verwerken die is opgenomen in of betrekking heeft op de communicatie die u ons stuurt ("correspondentiegegevens"). De correspondentiegegevens kunnen de inhoud van de communicatie en de bijbehorende metadata (zoals groepen) omvatten. De correspondentiegegevens kunnen worden verwerkt voor communicatie met u en voor het bijhouden van gegevens.
• Interne zakelijke doeleinden: Voor onze interne zakelijke doeleinden, het ontwikkelen van nieuwe producten, het verbeteren van de website, het verbeteren van onze diensten, het identificeren van gebruikstrends en bezoekpatronen, het bepalen van de effectiviteit van onze promoties, het evalueren van de prestaties van derden (zoals reisbureaus), het voorspellen van ons rendement en bezettingsgraad en het nakomen van contractuele verplichtingen.
• Administratieve en andere communicatie: Om u belangrijke informatie over onze website, wijzigingen in onze voorwaarden en beleid of andere administratieve informatie (bijvoorbeeld informatie over uw reisreserveringen, zoals bevestigingsmails) te sturen.
• Veiligheid en beveiliging: Wij zorgen ervoor dat uw veiligheid en beveiliging, en die van andere gasten en personeel, gewaarborgd is terwijl u Botel bezoekt.
• Onze wettelijke plichten: Voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten of eisen in overeenstemming met de toepasselijke wetten, voorschriften of andere juridische procedures.

De wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonsgegevens bestaat uit een of meer van de volgende redenen:

Uw toestemming.

Het leveren van de door u gevraagde diensten.

Naleving van toepasselijke wetten, regelgeving of andere juridische procedures.

Gerechtvaardigd zakelijk belang.

3. Hoe zit het met cookies?

Om uw ervaring op onze website te verbeteren, kunnen sommige van onze webpagina's gebruikmaken van "cookies". Cookies op zichzelf vertellen ons geen persoonlijk identificeerbare informatie, tenzij u ervoor kiest om deze informatie aan ons te verstrekken (bijvoorbeeld door u te registreren voor een van onze diensten). Zodra u er echter voor kiest om de site te voorzien van uw persoonlijk identificeerbare informatie, kan deze informatie worden gekoppeld aan de gegevens die in de cookie zijn opgeslagen.

We gebruiken cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de site en om de inhoud en het aanbod op onze sites te verbeteren. We kunnen cookies gebruiken om uw ervaring op onze webpagina's te personaliseren en u relevante producten, programma's of diensten aan te bieden, evenals op interesses gebaseerde of gerichte advertenties.

Uw browser biedt u mogelijk de mogelijkheid om cookies te beheren. Sommige browsers kunnen zo worden ingesteld dat cookies niet worden verzameld. Als u cookies blokkeert, werken bepaalde functies op onze website echter mogelijk niet.

 

4. Wie zijn de ontvangers van uw persoonsgegevens?

Aangezien uw persoonsgegevens vertrouwelijk zijn, hebben enkel de door ons gemachtigde personen er toegang toe. Zij kunnen, met uitzondering van de eventuele doorgifte ervan aan de instanties die belast zijn met een controle of inspectie, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

Alle personen die van uw persoonsgegevens kennis hebben, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

Tot deze personen behoren de medewerkers die binnen het bedrijf en de aangesloten bedrijven bevoegd zijn. Onze dienstverleners kunnen ook persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten die wij hen toevertrouwen (missie, elektronische en postale verspreiding, logistiek en catering, enz.).

Het specifieke soort informatie dat we delen, hangt af van de context van uw interacties met Botel en de diensten die u gebruikt. Dienovereenkomstig kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende partijen voor zover redelijkerwijs noodzakelijk voor de doeleinden en op basis van de wettelijke grondslagen die in dit beleid zijn uiteengezet:

• Een vertegenwoordiger of reisadviseur die ons uw persoonsgegevens heeft verstrekt (bijvoorbeeld uw reisagent, persoonlijk assistent, werkgever of echtgeno(o)t(e) die ons uw gegevens heeft verstrekt);
• Derden die uw gegevens voor ons verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Verwerking door derden zal plaatsvinden om een rijke en veilige ervaring tijdens uw verblijf te bieden. Het delen van informatie met derden wordt ondersteund door een gegevensverwerkingsovereenkomst met een AVG-addendum om de aansprakelijkheden te definiëren.

5. Geeft Botel gegevens door aan landen buiten de EU?

Alle gegevensverwerking vindt plaats binnen de grenzen van de EU, inclusief verwerking door onze derde partijen. Indien een van onze derde partijen, om welke reden dan ook, gegevens buiten de EU-grenzen moet doorgeven, zal het verzoek door ons, Botel, worden onderzocht.

In dit specifieke geval controleren wij of er passende maatregelen zijn genomen om te garanderen dat uw persoonsgegevens een passend beschermingsniveau genieten (met name via standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, het interne bedrijfsreglement of het gegevensbeschermingsschild dat is opgezet tussen de Europese Unie en de Verenigde Staten).

 

6. Hoe veilig zijn uw gegevens?

Wij implementeren redelijke administratieve, organisatorische en technische waarborgen en beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, vernietiging of wijziging, onbedoeld verlies, misbruik of beschadiging. We evalueren en controleren deze waarborgen en beveiligingsmaatregelen regelmatig.

Wanneer openbaarmaking van gegevens aan derden noodzakelijk en toegestaan is, zorgen wij ervoor dat deze derden hetzelfde niveau van gegevensbescherming garanderen als wij hen bieden en eisen wij contractuele garanties zodat de gegevens uitsluitend worden verwerkt voor de doeleinden die u vooraf hebt geaccepteerd en met de vereiste vertrouwelijkheid en veiligheid.

 

7. Hoe lang bewaart Botel uw gegevens?

Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende de periode die nodig is om te voldoen aan of uitvoering te geven aan het volgende:

• De doeleinden waarvoor die persoonlijke informatie werd verstrekt,
• Een identificeerbare en voortdurende zakelijke behoefte, inclusief het bijhouden van gegevens,
• Een specifieke wettelijke of reglementaire vereiste, en/of,
• Een vereiste om gegevens te bewaren die relevant kunnen zijn voor aangemelde regelgevende onderzoeken of lopende gerechtelijke procedures.

Indien er geen voldoende rechtvaardiging is om dergelijke persoonlijke informatie te bewaren, wordt deze op een veilige manier verwijderd en/of geanonimiseerd.

In het bijzonder hanteren wij de volgende bewaartermijn voor persoonsgegevens:

Persoonsgegevens van klanten/prospects/zakenpartners: zolang de gebruiker actief is, en uiterlijk 5 jaar na het laatste contact met de gebruiker.

Persoonsgegevens van kandidaten (werving): tijd die nodig is om de sollicitatie te verwerken en, bij een negatieve uitkomst, 6 maanden na het laatste contact (tenzij de kandidaat akkoord gaat met een langere periode).

 

8. Wat kunt u doen als u vragen of opmerkingen hebt of toegang wilt tot uw persoonsgegevens?

Onze Functionaris Gegevensbescherming beantwoordt graag al uw vragen of zorgen met betrekking tot het gebruik of de opslag van uw persoonsgegevens. Uw belangrijkste rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie zijn:

Het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

Wij streven ernaar om u beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie te verstrekken over de voorwaarden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, in duidelijke en eenvoudige bewoordingen.

Het recht op toegang, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens

Met het recht op toegang kunt u van ons bevestiging verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en de voorwaarden voor die verwerking. U kunt ons ook een elektronische kopie ervan laten toekomen (voor elke extra kopie zijn wij gerechtigd de betaling van redelijke vergoedingen te eisen op basis van de gemaakte administratiekosten).

U hebt ook het recht om zo spoedig mogelijk (en in de regel binnen 30 dagen) door ons de rectificatie van uw persoonsgegevens te verkrijgen.

Tot slot hebt u, behoudens de uitzonderingen die de toepasselijke wetgeving biedt (bijvoorbeeld: bewaring die noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting), het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens zo snel mogelijk te verwijderen, wanneer een van de volgende gronden van toepassing is:

• Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• U wilt uw toestemming intrekken, waarop de verwerking van uw persoonsgegevens berustte, en er is geen andere grondslag die een dergelijke verwerking rechtvaardigt;
• U meent en kunt aantonen dat uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• Uw persoonsgegevens dienen op grond van een wettelijke verplichting te worden verwijderd.
• Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. De toepasselijke regelgeving bepaalt dat u in bepaalde gevallen een beroep kunt doen op dit recht, met name in de volgende gevallen:
• Wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist;
• Wanneer u van mening bent en kunt aantonen dat de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig is, maar u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van de verwerking;
• Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar deze nog wel nodig zijn om uw wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• Wanneer u bezwaar maakt tegen een verwerking die gebaseerd zou zijn op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke, wordt tijdens het onderzoek gecontroleerd of de gerechtvaardigde gronden die de verwerkingsverantwoordelijke nastreeft zwaarder wegen dan die van de betrokkene.
• Het recht op gegevensportabiliteit

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of een contract, stelt dit recht op overdraagbaarheid u in staat om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare vorm te ontvangen en deze persoonsgegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke zonder dat wij u daarbij hinderen. Indien technisch mogelijk, kunt u verzoeken dat wij deze persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke doorgeven.

Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Mocht u, ondanks onze inspanningen om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, van mening zijn dat uw rechten niet worden gerespecteerd, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Een lijst met toezichthoudende autoriteiten is beschikbaar op de website van de Europese Commissie.

Het recht om toestemming in te trekken

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken met behulp van de daarvoor bestemde middelen (de procedure wordt hieronder in dit Beleid beschreven). De intrekking van uw toestemming is daarentegen, conform de toepasselijke wetgeving, slechts geldig voor de toekomst en kan dus geen afbreuk doen aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór deze intrekking heeft plaatsgevonden.

Het recht om te beslissen over het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden

Ten slotte hebt u het recht om het lot van uw persoonlijke postmortale gegevens te regelen door middel van algemene of specifieke richtlijnen. Wij verbinden ons ertoe deze richtlijnen te respecteren. Bij gebrek aan richtlijnen erkennen wij de mogelijkheid voor erfgenamen om bepaalde rechten uit te oefenen, met name het recht op inzage, indien dit noodzakelijk is voor de afwikkeling van de nalatenschap van de overledene; het recht om bezwaar te maken tegen de sluiting van de gebruikersaccounts van de overledene; en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens.

 

9. Hoe u contact met ons kunt opnemen

U kunt al deze rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uitoefenen door contact op te nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming – de heer Chie-Hong Weng. U kunt contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via e-mail: info@botel.nl en per post: Botel, NDSM-pier 3, 1033 RG Amsterdam.

Neem ook contact met ons op als u vragen hebt over ons privacybeleid.

 

10. Hoe zit het met gelinkte websites?

Het linken van websites van derden naar deze website duidt niet op enige associatie met of goedkeuring door ons. Wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de inhoud die wordt gepresenteerd door of opgenomen op een onafhankelijke website, inclusief, maar niet beperkt tot, reclameclaims of marketingpraktijken.

 

Ingangsdatum: 20 oktober 2018